PROTOCOLO DE ATENCIÓN
1. Objetivo
Brindar un servicio notarial eficiente, ágil, transparente y con calidad humana, asegurando la orientación clara y precisa sobre los trámites, respetando el turno de los usuarios y garantizando la seguridad jurídica en todos los procesos.
2. Principios de Atención
- Respeto y amabilidad: Cada usuario debe recibir un trato cordial, digno y respetuoso.
- Eficiencia y agilidad: Minimizar los tiempos de espera mediante atención organizada y optimización de procesos.
- Claridad en la información: Explicar de forma sencilla los requisitos, tarifas y tiempos de entrega de los trámites.
- Confidencialidad: Proteger la información personal y los documentos suministrados.
- Atención preferencial: Cumplir con la normatividad para la atención prioritaria a adultos mayores, mujeres embarazadas, personas con discapacidad y otros casos especiales.
3. Etapas del Proceso de Atención
3.1 Recepción y Orientación Inicial
- Saludar al usuario con cortesía y disposición de servicio.
- Identificar el tipo de trámite que requiere (registro civil, autenticación, escritura pública, etc.).
- Orientar al usuario sobre los documentos necesarios y, en caso de faltantes, explicar con claridad los pasos a seguir.
3.2 Asignación de Turno y Registro
- Registrar el turno o número de orden, garantizando el respeto por el orden de llegada.
- Atender a las personas con prioridad legal de manera inmediata.
- Registrar en el sistema o en el libro interno los datos del trámite para control y seguimiento.
3.3 Verificación de Documentación
- Revisar la integridad y validez de los documentos presentados.
- Informar sobre las tarifas vigentes, conforme a la tabla oficial establecida por la Superintendencia de Notariado y Registro.
- Si existe alguna inconsistencia, asesorar al usuario para que la corrija de forma adecuada y rápida.
3.4 Ejecución del Trámite
- Registro Civil: Se realizan inscripciones, anotaciones marginales y entrega de copias certificadas.
- Autenticaciones: Se validan firmas, documentos o copias en el momento.
- Escrituras Públicas: Se revisa la legalidad del documento, se elabora, se otorga y se firma ante la notaria.
- Matrimonios, testamentos y conciliaciones: Se programan o ejecutan según la normativa vigente, previa asesoría al usuario.
3.5 Entrega de Documentos
- Confirmar la identidad del usuario al momento de la entrega.
- Entregar el documento con los sellos, firmas y autenticaciones correspondientes.
- Solicitar al usuario verificar que la información esté correcta antes de retirarse.
4. Protocolos Especiales
- Atención a personas con discapacidad: Instalaciones con accesibilidad, personal dispuesto a colaborar y señalética adecuada.
- Atención virtual y telefónica: Responder con prontitud consultas por correo electrónico o teléfono, brindando información clara y verificada.
- Gestión de reclamos y sugerencias: A través de un buzón físico y virtual, con respuestas dentro de los plazos establecidos.
5. Compromisos del Personal
- Mantener una presentación personal adecuada.
- Conocer y cumplir las normas legales vigentes.
- Ofrecer asesoría clara y profesional.
- Garantizar una atención imparcial, sin preferencias indebidas.